Как с помощью одного ИТ-решения экономить 2 часа работы сотрудника ежедневно

Из-за неопределенности на рынке многие белорусские компании перешли в режим строгой экономии. Это касается даже традиционно успешных сфер бизнеса. В такой ситуации многие свернули программы по цифровизации и развитию, предпочитая тратить средства на создание «подушки безопасности» или на развитие направлений, которые помогут увеличить прибыль в короткой перспективе.

О том, насколько белорусские компании готовы к цифровизации и как правильно рассчитать финансовые бенефиты от этих изменений, рассказывает руководитель направления Directum в компании iqData Егору Ланкевичу.

— Егор, насколько бизнес готов к внедрению новых ИТ-решений в текущих условиях?

— Сегодня белорусские организации жестко подходят к формированию бюджетов. И мы как компания, которая занимается цифровизацией, понимаем это и улучшаем возможности взаимодействия.

Однако главная проблема не в этом. Я общаюсь с руководителями разных уровней и, независимо от формы собственности, размахов или успешности бизнеса, большинство топ-менеджеров в начале разговора задают один и тот же вопрос: «Сколько это будет стоить?». Хотя должны спрашивать другое: «Сколько денег мне это принесет?». То есть человек думает о затратах в текущий момент. Сиюминутная польза стоит на первом месте.

Получается ситуация, когда лучше сэкономить рубль сегодня, чем получить сто рублей через год. В длительной перспективе такая политика ведет к постепенному увяданию бизнеса.

Так происходит независимо от состояния экономики или внешних обстоятельств. Есть компании, которые готовы меняться, а есть те, кто боится этого.

— Компании, которые готовы к изменениям уже сегодня, принадлежат к какой-то определенной сфере, или у них просто все хорошо с финансами?

— По моим наблюдениям, на 90% все зависит от руководителя. Простой пример — у нас в проработке был очень обеспеченный клиент, который хотел перевести свой бизнес на нашу платформу. Мы начали переговоры, но вскоре они без причины сошли на нет. А потом я узнал, что в компании работает большой штат специалистов, поддерживающих морально устаревшую систему, которую мы хотели заменить. И именно эти специалисты переубедили руководителя. Мол, и так все хорошо работает, зачем зря тратить деньги.

С другой стороны, у нас есть клиенты из разных отраслей, чье руководство смотрит на перспективу. Они и деньги могут найти, и изменений не боятся.

Приведу в пример компанию «Белгорхимпром», в которой мы 5 месяцев назад внедрили решение Directum. Сегодня 85% договоров и документов там оформляется в электронном виде. Как итог: время согласования сократилось в 1,7 раза. При переводе в цифру сразу обнаружились процессы, которые можно улучшить, и сотрудники, которые большую часть времени заняты непонятно чем.

Также в «Белгорхимпроме» был проведен эксперимент. Одному и тому же сотруднику дали одинаковую задачу. В первый день он решал ее классическими методами, которые до этого были приняты в компании. Во второй раз задачу такого же типа он закрывал с подключением инструментов Directum.

С помощью нашего решения сотрудник сэкономил 2,5 часа своего рабочего времени.

Об эффективности внедренного ПО говорит и тот факт, что сейчас мы ведем с «Белгорхимпромом» переговоры по расширению функциональных возможностей решений Directum.

 В описанном кейсе речь идет об экономии времени. А как компания может просчитать финансовую результативность внедрения?

— «После установки Directum вы за год сможете сэкономить 1 миллион долларов», — хотелось бы мне так сказать. Но, как и с любым решением по цифровизации, к расчетам финансовой выгоды стоит подходить индивидуально.

Возьмем приведенный выше кейс и сотрудника, который ежедневно экономит 2,5 часа рабочего времени, то есть 50 часов в месяц при 4 рабочих неделях. Для удобства предположим, что сотрудник зарабатывает 1600 рублей и работает 160 часов.

Получается, что ежемесячно только благодаря ему компания сможет сэкономить 500 рублей. Если у вас 10 таких сотрудников, то ежемесячная экономия составит уже 5000 рублей или 60 000 в год. А ведь мы говорим об одной конкретной задаче и одном сотруднике, в то время как Directum — это целая экосистема продуктов.

Все грамотные руководители понимают, что оптимизация процессов — это не только про экономию, но и про вклад в будущее бизнеса.

Улучшая процессы, давая сотрудникам более удобные инструменты, мы в итоге получаем возможность больше зарабатывать.

— Вы говорили, что в 90% случаев внедрение новых решений в бизнесе зависит от руководителя. А что получают топ-менеджеры от цифровой трансформации?

— В первую очередь — прозрачность бизнес-процессов и возможность их контролировать. Казалось бы, это простые вещи. Но чем крупнее компания, тем больше темных пятен для руководителя. Поэтому он нуждается в инструменте, который дает возможность отслеживать эффективность работы своих департаментов, видеть проблемные места.

Еще один пример из нашей практики. Мы пришли в организацию и договорились о внедрении нашей системы за 60 дней. При заключении договора генеральный директор говорил, что у них «все в порядке, все налажено и работает как часы». Но уже на первом этапе наши специалисты утонули в хаосе, который там царил. Складывалось ощущение, что за документооборотом и соблюдением внутренних политик в компании вообще никогда не следили. Поэтому перед тем, как начать процесс цифровизации бизнес-процессов, нам пришлось наводить в них порядок, заново выстраивать связи, цепочки согласования. Как итог, сроки реализации увеличились в два раза.

Уже потом, когда мы рассказывали руководителю, что творится у него в компании, он хватался за голову. Ведь до этого думал, что «все четко».

Новые решения позволяют топ-менеджеру получить полное представление о текущих процессах и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Это ведет к снижению затрат бизнеса и повышению его эффективности. А в текущей ситуации неопределенности на рынке крайне важно принимать быстрые, но в то же время обдуманные решения, которые имеют под собой аналитические данные.

Новые технологии таят в себе еще одну угрозу — они могут лишить людей работы. А сегодня с развитием нейросетей эти страхи в обществе лишь усилились. Сталкиваетесь ли вы с сопротивлением изменениям?

— Всегда при внедрении изменений сотрудники боятся лишиться работы. Так было при появлении первых калькуляторов, потом компьютеров, роботов на производстве. Однако с начала промышленной революции прошло более 100 лет, а с появления первого компьютера — 40 лет. Но сегодня при наличии нужных навыков любой человек по-прежнему может найти работу. А значит, дело здесь не в новых технологиях, а в нашем нежелании учиться чему-то и стремлении оставить все, как есть.

Главная цель, которую сегодня преследует цифровизация и внедрение новых решений, — не замена человека, а помощь ему.

Это касается в том числе и системы Directum, которая позволяет избавиться от рутинной работы и переключиться на более важные для бизнеса задачи. С ними может справиться лишь квалифицированный специалист, у которого обычно не хватает времени из-за высокой нагрузки.

Например, строгая регламентация всех процессов, которая заложена в нашей системе, значительно упрощает жизнь сотрудников. Предположим, у каждого руководителя есть точно заданное время на согласование документов. То есть если я отправил на согласование договор, то я четко знаю, что в течение суток получу его либо согласованным, либо с правками. Больше не нужно будет 3−4 раза печатать одинаковые документы, ходить по кабинетам, класть бумаги в папки и ждать непонятно сколько.

И еще один неочевидный плюс, который мы заметили от использования нашего решения: в компании улучшаются коммуникации между всеми отделами. Потому что когда все работают по одинаковым правилам и отслеживанием этого занимается электронная система, уменьшается количество взаимных претензий и обид.

— С какими рисками сталкивается организация, которая внедряет изменения, и как вы с ними справляетесь?

— Три основных риска — несоответствие решения требованиям бизнеса, недостаточная поддержка со стороны разработчиков, недовольство сотрудников. В первом случае вы зря потратите деньги на неработающий инструмент, во втором — рискуете остаться без системы в случае технического сбоя. При недовольстве сотрудников купленное решение просто не будет применяться.

Если говорить про первый риск, то еще на этапе заключения договора мы проводим аудит бизнес-процессов клиента, изучаем выстроенные в компании коммуникации и в зависимости от этого предлагаем только те модули, которые будут у него работать. При необходимости мы можем запустить пилотный проект для нескольких пользователей, чтобы они смогли убедиться в эффективности системы.

Про недостаточную поддержку со стороны разработчиков решения: у нас налажены очень хорошие отношения с вендором, кроме того, в штате есть разработчики, которые могут устранить многие технические проблемы, а также при необходимости доработать внедренные улучшения под запросы клиента.

Что касается недовольства сотрудников, в любом случае требуется время, от 1 месяца до полугода, чтобы они оценили преимущества новых решений. Мы стараемся упростить этот процесс. Так, у нас имеется система со встроенной инфографикой, благодаря которой сотрудники могут самостоятельно отслеживать свою эффективность. Это добавляет в процесс освоения элемент геймификации.