Изменения в Трудовом кодексе. Нормы по внедрению КЭДО в компании

C 1 января 2024 года вступила в силу новая редакция Трудового Кодекса Республики Беларусь, в которой прописаны особенности ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) в белорусских организациях.

В перспективе внедрение таких технологий позволит в несколько раз оптимизировать работу HR-департаментов, снизить загрузку специалистов по кадрам, минимизировать риски утери документов, а также предоставлять всю необходимую сотрудникам информацию без обязательных визитов в отдел кадров или к секретарю.

В нашем материале мы расскажем об основных изменениях в законодательстве по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО), а также поделимся опытом – как его можно внедрить уже сегодня.

Что такое кадровый электронный документооборот?

Кадровый электронный документооборот (сокращенно КЭДО) — это метод организации HR-процессов, при котором создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами проходит в электронном виде. В идеальной КЭДО все документы существуют лишь в электронном виде и не дублируются на физических носителях (за исключением случаев, когда это необходимо из-за требований законодательства).

Что написано в измененном законе?

В Трудовой Кодекс добавлена новая статья 29¹, которая регулирует использование кадрового электронного документооборота. Она звучит следующим образом:

Статья 29¹. Совершение сторонами трудовых отношений действий в электронном виде

Предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление, в том числе под роспись, с локальными правовыми актами, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, а также обращение работника к нанимателю и иные действия, предусмотренные настоящим Кодексом, кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием электронной цифровой подписи.

Решение о совершении действий, указанных в части первой настоящей статьи, в электронном виде и порядок их совершения устанавливаются локальными правовыми актами.

Также были внесены изменения в пункты, которые касаются работы с удаленными сотрудниками. Например, в части 5 статьи 307¹:

В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или в электронном виде. Необходимость направления работнику копий документов на бумажном носителе определяется по соглашению сторон.

В новой редакции была изложена статья 307⁵:

Статья 307⁵. Особенности прекращения трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу

Ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом (распоряжением) нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами, в электронном виде либо при личном присутствии работника. Необходимость направления работнику копии приказа (распоряжения) на бумажном носителе определяется по соглашению сторон.

Какие документы нельзя переводить в электронный вид?

Начнем с самого важного вопроса – какие виды документов необходимо и далее вести в бумажном виде, согласно нормам ТК РБ:

• трудовые договоры,
• договоры о полной материальной ответственности.

Также в бумажном виде сохранятся трудовые книжки (согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

Кроме указанных документов, в бумажном виде следует вести и хранить иные типы документов, если это предусмотрено внутренними локально-правовыми актами (ЛПА) или законодательными актами. Например, акты о несчастных случаях на производстве должны оформляться по форме Н-1 и ее цифровых аналогов не предусмотрено.

Как внедрить КЭДО в компании

В трудовом Кодексе четко прописано две нормы:

1. Программно-технические средства, используемые нанимателем, должны однозначно идентифицировать работника.
2. Решение о переходе на КЭДО, а также порядок работы с ним устанавливаются локальными правовыми актами.

Из этого следует, что для внедрения кадрового электронного документооборота необходимо выбрать решение, в котором есть возможность идентификации пользователя, а также разработать локально-правовой акт, в котором будут прописаны порядок работы с КЭДО.

Разработка локально-правового акта (ЛПА) о внедрении КЭДО

Учитывая особенности организационной структуры каждой компании, не существует шаблонов ЛПА о переходе на КЭДО, в том числе и его формулировки. Они индивидуальны для каждой компании.

Мы рекомендуем указывать в ЛПА следующие моменты:

• Точное наименование информационной системы ведения кадрового электронного документооборота.
• Порядок доступа.
• Список документов, которые ведутся в электронном виде (внутренние ЛПА, распоряжения и пр.).
• Категории сотрудников, в отношении которых ведется КЭДО (например – все сотрудники организации, либо прописать конкретные отделы, если планируется поэтапное внедрение системы).
• Дата внедрения КЭДО.

Также обязательно следует прописать порядок работы с кадровым электронным делопроизводством. Например – сроки подписания работником электронных документов, действия HR-сотрудников если он не подпишет документы в указанные сроки, случаи при которых возможно оформление документов в бумажном виде. Дополнительно пропишите структуру взаимодействия с помощью КЭДО между различными структурами: наниматель – профсоюз, профсоюз – работник, работник – комиссия по трудовым спорам и т.д.

Помните, чем подробнее будет ваш ЛПА, тем меньше вопросов возникнет при эксплуатации решения КЭДО.

Хранение электронных документов

Здесь работают те же нормы, что и на бумажные документы. Руководствуйтесь перечнем типовых документов, который указан в постановлении Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

И не забывайте о ЛПА, в которых могут быть конкретизированы сроки хранения по отдельным категориям документов.

Советы от команды iqData

Уровень цифровизации в белорусском законодательстве постоянно растет. И если сейчас внедрение КЭДО лишь вопрос выбора каждой компании, то в ближайшие годы можно ожидать, что данная норма станет обязательной - как минимум будет организован параллельный бумажный и электронный кадровый документооборот. Потому что польза введения КЭДО очевидна как в материальном плане, так и в вопросах оптимизации бизнес-процессов.

Несколько советов от нашей команды, как сделать переход на кадровый электронный документооборот более комфортным и быстрым:

1. Даже если вы не будете переходить на КЭДО в этом или следующем году, как минимум сделайте просчет - сколько это будет стоить, чтобы ориентироваться на будущие затраты.
2. Если вы уже приступили к процессу внедрения, занимайтесь этим вопросом постепенно. Для начала можете перевести на КЭДО самые "продвинутые" отделы - ИТ, маркетинг, разработчиков и конструкторов. А уже дальше идите к остальным сотрудникам.
3. КЭДО - это отличная возможность для внедрения других нововведений, например чат-бота или личного кабинета сотрудника. Комплексное внедрение всегда гораздо более выгодно в финансовом плане.
4. Не забывайте про сотрудников без доступа к компьютерам. Для этого можно внедрить инфокиоски или чат-боты, которые уже упоминались выше.